Les principes de la dématérialisation de documents

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Depuis que l’écriture existe l’homme utilise divers types de supports pour garder en mémoire certaines informations. Ces supports sont constitués de matériaux difficiles à conserver et difficilement consultables. Il y eu dans le passé de nombreuses bibliothèques célèbres, telles que celles d’Alexandrie, qui furent de véritables monuments en termes d’architecture.


Cependant, la découverte du système informatique a non seulement favorisé les échanges d’informations mais également le stockage de ces derniers, car la dématérialisation des documents consiste à supprimer les documents papiers pour les remplacer par des fichiers informatiques.

Les caractéristiques de la dématérialisation de documents

Transformer des papiers en fichiers informatiques caractérise ce que l’on nomme la dématérialisation des documents. Cela passe par une gestion informatisée du fonctionnement de l’entité concernée. L’objectif à atteindre sera de ne plus utiliser des supports papiers, ce qui renforcera immanquablement les performances, la numérisation permettant de rendre facilement accessible l’ensemble des informations nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.

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De plus, la dématérialisation de documents peut aussi permettre dans certains cas de dématérialiser les bureaux puisqu’une partie du personnel pourra travailler à son domicile.

Avantages et inconvénients

Rappelons-nous ces montagnes de dossiers papiers qu’il fallait stocker dans les archives, des locaux entiers pouvant être dédiés à cette activité, et les potentielles difficultés pour retrouver un document. Sans oublier le coût important de ce type d’archivage. La dématérialisation des documents présente un avantage indéniable de ce point de vue. On pourrait stocker les 700 000 volumes que contenait la bibliothèque d’Alexandrie sur un serveur qui serait contenu dans une seule pièce. Autre avantage indéniable, la transmission instantanée des documents rendue possible jusqu’au bout du monde d’une manière pratiquement gratuite. Le plus gros des désavantages de la dématérialisation des documents réside dans la possibilité que certaines personnes puissent avoir accès à ces documents qui peuvent être sensibles, sans y avoir été autorisées.